Quando è lecito il controllo della posta elettronica aziendale?
Il datore può controllare le email del dipendente per cercare prove di un illecito? Il licenziamento può considerarsi valido?
La riforma del lavoro del 2015, meglio nota come Jobs Act, ha sdoganato i controlli, da parte del datore di lavoro, sulla posta elettronica in uso ai dipendenti. A tal fine non c’è bisogno del previo accordo coi sindacati o l’autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro, come invece avviene per gli impianti di videosorveglianza. Ciò nonostante un accesso indiscriminato è considerato illegittimo. Vediamo dunque quando è lecito il controllo della posta elettronica aziendale, quali le condizioni, i limiti e l’utilizzabilità delle prove così raccolte ai fini di un procedimento disciplinare.
Indice
* Quali sono le condizioni per un controllo lecito della posta elettronica?
* Si può licenziare un dipendente per una email?
* La vicenda
Quali sono le condizioni per un controllo lecito della posta elettronica?
La legge stabilisce che i controlli sulla corrispondenza elettronica dei dipendenti da parte del datore di lavoro sono ammissibili solo se:
* avvengono sull’account aziendale, quello cioè di proprietà del datore di lavoro;
* il dipendente è stato informato, prima dell’avvio del rapporto di lavoro, della possibilità dei controlli sulle email (poiché la prova spetta al datore, sarà meglio che l’informativa avvenga per iscritto);
* il controllo può avvenire solo se sussiste un «fondato sospetto» circa la commissione di un illecito da parte del dipendente;
* il controllo può riguardare solo dati acquisiti successivamente (ex post) rispetto all’insorgere del sospetto.
Pertanto, il datore di lavoro non è abilitato a eseguire tali controlli in funzione esplorativa.
Si può licenziare un dipendente per una email?
Il datore di lavoro che rinvenga in una email la prova di un comportamento illegittimo del dipendente (ad esempio la divulgazione di informazioni riservate o di commenti volti a screditare il vertice aziendale) può procedere al licenziamento solo se:
* il dipendente era stato informato della possibilità di controllo sulla sua posta elettronica;
* se il controllo dell’email è stato fatto successivamente alla notizia della condotta illecita e quindi dopo l’insorgere del “fondato sospetto”.
Questo principio è confermato dalla recente sentenza del Tribunale del lavoro di Roma, con sentenza pubblicata il 14 febbraio 2024. I giudici della capitale hanno così voluto evidenziare l’importanza del rispetto della normativa sulla privacy e dello Statuto dei lavoratori.
La vicenda
Il Tribunale del lavoro di Roma ha annullato il licenziamento di un dirigente di una nota compagnia aerea. La società aveva avviato il procedimento disciplinare dopo aver rinvenuto, nella sua casella di posta elettronica, email denigratorie nei confronti della governance aziendale.
Tali informazioni però erano state ottenute attraverso un «illecito accesso alla corrispondenza» del manager e, quindi, in violazione dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori e della normativa europea e nazionale sulla privacy.
Il giudice, nell’accogliere il ricorso del dirigente ha affermato che i “controlli difensivi” (quelli, cioè, posti in essere dal datore di lavoro al fine di tutelare beni estranei al rapporto di lavoro o a evitare comportamenti illeciti) sono tuttora ammessi anche mediante l’utilizzo di strumenti tecnologici a condizione che sussista un «fondato sospetto» circa la commissione di un illecito da parte del dipendente e sempre che il controllo riguardi dati acquisiti successivamente (ex post) rispetto all’insorgere del sospetto.
Nel caso specifico, la società datrice di lavoro aveva acquisito le email prima ancora di avere il dubbio della commissione dell’illecito.