È legale il monitoraggio dei dipendenti tramite GPS?
Il datore di lavoro può installare il GPS sull’auto aziendale?
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Sì, ma a precise condizioni. Scopri la normativa, i diritti dei lavoratori e i limiti.
La tecnologia GPS è ormai onnipresente, e le aziende la utilizzano sempre più spesso per monitorare i propri veicoli. Ma cosa succede quando il veicolo è un’auto aziendale guidata da un dipendente? Il datore di lavoro può installare un sistema di geolocalizzazione con navigatore satellitare per controllare gli spostamenti del lavoratore? È legale il monitoraggio dei dipendenti tramite GPS?
In questo articolo, analizzeremo in dettaglio la normativa italiana ed europea, la giurisprudenza e gli accordi sindacali, per capire quando l’uso del GPS è legittimo e quando, invece, viola la privacy del lavoratore.
Indice
* Il datore di lavoro può installare il GPS sull’auto aziendale?
* Serve un accordo con i sindacati o un’autorizzazione?
* Il GPS è considerato uno “strumento di lavoro”?
* Il datore di lavoro può usare i dati del GPS per contestare un’infrazione al dipendente?
* Cosa sono i “controlli difensivi”?
* Il datore di lavoro deve informare i dipendenti sull’uso del GPS?
* Cosa dice il GDPR sull’uso del GPS?
Il datore di lavoro può installare il GPS sull’auto aziendale?
L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970), modificato dal D.Lgs. n. 151/2015, disciplina l’uso di strumenti di controllo a distanza dei lavoratori.
Il GPS può essere installato solo per:
* esigenze organizzative e produttive: ad esempio, per ottimizzare i percorsi di consegna, gestire la flotta aziendale, ecc.;
* sicurezza del lavoro: ad esempio, per localizzare i veicoli in caso di furto o incidente, per monitorare lo stile di guida e prevenire incidenti, ecc.;
* tutela del patrimonio aziendale: ad esempio, per prevenire l’uso improprio del veicolo aziendale.
Serve un accordo con i sindacati o un’autorizzazione?
Poiché il GPS è considerato uno strumento “aggiunto” e non strettamente necessario per svolgere il lavoro (come chiarito dalla Circolare INL n. 2/2016), la sua installazione richiede:
* un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA) o unitarie (RSU);
* in mancanza di accordo sindacale, l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.
Senza accordo o autorizzazione, l’uso del GPS è illegittimo.
Il GPS è considerato uno “strumento di lavoro”?
La giurisprudenza (ad esempio, Tribunale di Roma, sentenza n. 221/2021) ha chiarito che il GPS non rientra tra gli “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa” (come, ad esempio, un computer o un telefono aziendale), per i quali non è richiesto l’accordo sindacale o l’autorizzazione. Ecco perché il GPS viene trattato alla stregua delle telecamere sul posto di lavoro.
Il datore di lavoro può usare i dati del GPS per contestare un’infrazione al dipendente?
Se l’installazione del GPS è avvenuta nel rispetto delle condizioni viste sopra (finalità legittime, accordo sindacale o autorizzazione, informativa), i dati possono essere utilizzati a fini disciplinari. In caso contrario, i dati sono inutilizzabili (Cassazione Civile, Sez. Lavoro, sentenza n. 19922/2016).
La Cassazione, in svariate sentenze (Cass. Civ., Sez. L, N. 15391 del 03-06-2024 e Cass. Civ., Sez. L, N. 17004 del 20-06-2024), ribadisce che il GPS può essere usato a fini disciplinari solo in presenza delle condizioni richieste dalla legge.
Cosa sono i “controlli difensivi”?
(Tribunale di Napoli, sentenza n. 2502/2022) ammette l’uso del GPS per controlli difensivi, ma solo se riguardano specifiche condotte lesive estranee al normale svolgimento del lavoro (ad esempio, il sospetto che il dipendente utilizzi l’auto aziendale per fini personali durante l’orario di lavoro).
I controlli difensivi sono effettuati dal datore di lavoro per tutelare il patrimonio aziendale da comportamenti illeciti dei dipendenti. La giurisprudenza li ritiene ammissibili anche senza preventivi avvisi al lavoratore e senza bisogno di accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Tuttavia essi sono ammessi solo dopo l’acquisizione di fondati sospetti di illeciti.
Il datore di lavoro deve informare i dipendenti sull’uso del GPS?
Salvo nel caso di controlli difensivi, il datore di lavoro deve fornire ai dipendenti un’informativa chiara e completa sull’uso del GPS, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). L’informativa deve specificare:
* le finalità del trattamento dei dati;
* le modalità di raccolta e utilizzo dei dati;
* il periodo di conservazione dei dati;
* i diritti dei lavoratori (accesso, rettifica, cancellazione, ecc.);
* i dati di contatto del responsabile del trattamento.
Cosa dice il GDPR sull’uso del GPS?
L’utilizzo del GPS deve rispettare il principio di proporzionalità, garantendo che le misure adottate siano necessarie e non eccessive rispetto alle finalità perseguite. Inoltre, il datore di lavoro deve informare adeguatamente i lavoratori sulle modalità d’uso degli strumenti e sull’effettuazione dei controlli, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) impone che:
* il trattamento dei dati personali (inclusi quelli raccolti tramite GPS) sia basato su una delle basi giuridiche previste dal GDPR (in questo caso, l’esecuzione del contratto di lavoro e il legittimo interesse del datore di lavoro);
* il lavoratore deve essere informato;
* i dati non devono essere utilizzati per scopi diversi da quelli dichiarati e devono essere raccolti solo i dati strettamente necessari;
* i dati devono essere corretti, aggiornati e non possono essere conservati più a lungo del necessario; devono essere protetti da accessi non autorizzati e perdite accidentali;
* le misure adottate devono essere necessarie e non eccessive rispetto alle finalità.
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